INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (WHISTLEBLOWING)
(Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 - RGPD e del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24)
Chi è il Titolare del trattamento dei dati?
In conformità alle disposizioni del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (inerente alla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e delle disposizioni normative nazionali), nonché del Regolamento (UE) 2016/679 (RGPD) e del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. (Codice Privacy italiano), il Titolare del Trattamento è Officine Gullo S.r.l., con sede legale in Via della Torricella 29, 50012 Bagno a Ripoli (FI), e-mail: [email protected].
Quali categorie di dati vengono trattate e qual è la finalità del trattamento?
Tutti i dati personali saranno raccolti tramite le informazioni fornite volontariamente dall'utente all'atto della segnalazione, che possono includere dati identificativi, dati di contatto, nonché tutti i dati relativi ai fatti e agli eventi segnalati.
Se le informazioni ricevute conterranno dati personali manifestamente non utili al trattamento della segnalazione (inclusi dati particolari/sensibili non pertinenti), questi saranno cancellati immediatamente, senza alcuna registrazione o elaborazione.
I dati saranno trattati esclusivamente per le finalità di:
- Ricezione, esame, valutazione e gestione della segnalazione di illeciti.
- Svolgimento delle necessarie attività istruttorie e di indagine interna volte all'accertamento dei fatti segnalati.
- Adempimento di specifici obblighi di legge derivanti dalla normativa nazionale ed europea.
Nel caso in cui l'utente scelga di identificarsi (segnalazione non anonima), Officine Gullo S.r.l. garantisce la massima riservatezza dell’identità del segnalante e di qualsiasi altra informazione da cui essa possa evincersi, in conformità a quanto blindato dall'art. 12 del D.Lgs. 24/2023.
Qual è la base giuridica del trattamento?
Il trattamento dei Suoi dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche:
Adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c del RGPD), in esecuzione di quanto tassativamente imposto dal D.Lgs. n. 24/2023.
Per l'eventuale condivisione interna strettamente necessaria tra le società del Gruppo (ove applicabile), la base giuridica è il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f del RGPD), consistente nel corretto coordinamento e nella gestione efficiente delle segnalazioni aziendali (ai sensi del Considerando 48 del RGPD).
Chi può accedere ai dati? (Destinatari)
L'accesso ai dati forniti sarà limitato esclusivamente ai soggetti espressamente autorizzati e designati dal Titolare, che necessitano di conoscerli per lo svolgimento delle proprie funzioni istruttorie. Nello specifico:
Il Gestore del Canale di Segnalazione (Whistleblowing Officer): il soggetto o l'organo interno/esterno autonomo e indipendente formalmente incaricato della gestione del canale.
Il Responsabile delle Risorse Umane o l'organo disciplinare competente, esclusivamente nel caso in cui l'esito dell'istruttoria richieda l'adozione di misure disciplinari (in tal caso, l'identità del segnalante non potrà essere rivelata senza il suo espresso consenso, se non nei limiti di legge).
Il Responsabile dei servizi legali aziendali, nel caso in cui i fatti descritti richiedano l'avvio di azioni giudiziarie o tutele legali per l'ente.
I Responsabili del Trattamento esterni: soggetti terzi debitamente contrattualizzati ex art. 28 RGPD che forniscono servizi tecnologici e di manutenzione del portale applicativo (es. la software house e il fornitore dell'infrastruttura SaaS).
Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), se nominato, nell'ambito delle proprie funzioni di consulenza e controllo.
Esclusivamente nel caso in cui venga rilevato un fatto costituente reato o su specifica richiesta delle autorità, i dati potranno essere comunicati a soggetti terzi legittimati (Autorità Giudiziaria, ANAC, Forze dell'Ordine, Ispettorato del Lavoro), al fine di adempiere ai corrispondenti obblighi di legge.
Ci sono trasferimenti internazionali di dati?
I dati sono conservati e trattati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora per esigenze tecniche legati ai fornitori cloud i dati dovessero essere trasferiti verso Paesi Terzi al di fuori del SEE, il Titolare garantisce l'adozione di garanzie adeguate, quali decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o la sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses - SCC). Non vengono adottati processi decisionali automatizzati, né profilazione.
Per quanto tempo vengono conservati i dati personali?
In stretta conformità con l'art. 14 del D.Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e, in ogni caso, non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura.
Qualora la segnalazione risulti manifestamente infondata, irrilevante o non rientrante nell'ambito di applicazione della legge, i dati saranno cancellati tempestivamente o archiviati in forma definitivamente anonima al solo scopo di documentare il corretto funzionamento del modello organizzativo aziendale.
Quali sono i Suoi diritti in materia di protezione dei dati e come può esercitarli?
In qualità di interessato, Lei può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del RGPD (Accesso, Rettifica, Cancellazione, Limitazione del trattamento, Opposizione e Portabilità), inviando una comunicazione scritta ai contatti del Titolare.
La informiamo inoltre che, qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati avvenga in violazione della normativa vigente, ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo italiana: Garante per la Protezione dei Dati Personali Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma Sito web ufficiale: www.garanteprivacy.it
